Fictief voorbeeld: Demaro Techniek vraagt een revisie van een aandrijfunit. Per stap staat wat binnenkomt, wat het systeem doet en wat de medewerker ziet en beslist.
Mail van Koen Verstraeten (Demaro Techniek): “Kunnen jullie de aandrijfunit van Lijn 4 (45 kW) in week 46 reviseren tijdens onze stilstand? Zie de gemeten speling in de bijlage.”
Bijlage: revisie-lijn4-toleranties.pdf · 1,4 MB · 3 pagina’s met meettabellen.
Eén melding: “Nieuwe aanvraag Demaro Techniek, dossier klaargezet.” Geen mail die nog geopend en overgetypt moet worden.
Klant en contact: Demaro Techniek · Koen Verstraeten.
Installatie: aandrijfunit Lijn 4, 45 kW.
Vaststelling: speling 0,18 mm, boven de tolerantie van 0,10 mm.
Gevraagde periode: week 46, tijdens stilstand.
Nog onbekend: lagertype en levertijd van de onderdelen → gemarkeerd als “na te vragen”.
Het dossier naast het originele bericht, met bij elke waarde de bronregel. Eén open vraag staat bovenaan. Het conceptantwoord wacht.
Leest de samenvatting en opent de pdf-pagina via de bronverwijzing.
Past één ding aan: “week 46” wordt “week 46 of 47”, omdat de monteur op maandag 9 november nog elders staat.
Klikt op Vrijgeven.
Een antwoord binnen het halfuur, met een concrete vraag in plaats van “we komen erop terug”. De offerte volgt zodra het lagertype bekend is.
Aanvraag → opvolging is geen nieuw systeem, maar een vaste route voor één klantvraag: binnenkomen, voorbereiden, vrijgeven. Het systeem leest en structureert; een medewerker beslist. Hieronder volgt één fictieve aanvraag van begin tot eind.
Nexus is één plek waar deze route kan draaien, geen voorwaarde. De route werkt ook rechtstreeks op de mailbox en het ERP dat het bedrijf vandaag gebruikt.
Vier weken, op echte aanvragen, zonder dat een klant het merkt tot het controlepunt aan staat.
Week 1. Twintig tot dertig recente aanvragen doornemen met de verantwoordelijke en vastleggen wat een volledig dossier is.
Week 2 en 3. Het systeem bereidt echte aanvragen voor, maar er vertrekt niets. De verantwoordelijke vergelijkt met het eigen antwoord.
Week 4. Het systeem bereidt voor, de verantwoordelijke geeft vrij. Elke correctie wordt bijgehouden.
Op basis van de cijfers beslist de directie of de route blijft, wordt uitgebreid of stopt.
Een technische aanvraag komt binnen als een mail met een pdf. Iemand opent beide, zoekt de klant op, typt de kerngegevens over, schat de planning in en schrijft een eerste antwoord. Dat kost tijd op het moment dat de klant net snelheid verwacht, en bij drukte blijft de aanvraag liggen.
Eén route met een vast controlepunt. Het systeem leest de mail en de bijlage, vult een dossier met bij elke waarde de bron, en stelt een antwoord voor in jullie toon. Wat het niet zeker weet, markeert het. De verantwoordelijke controleert, past aan en geeft vrij; pas dan vertrekt er iets.
Een automatiseringsconcept, uitgewerkt met fictieve gegevens. Bedoeld als proef van vier weken op echte aanvragen, eerst in schaduwmodus. Werkt op de bestaande mailbox en het bestaande ERP; Nexus is niet vereist.
Volgend project · Frang →